Le Radio Club F4KLW souhaite organiser un rassemblement technique radioamateur en Auvergne. Plus particulièrement dans le Puy de Dome où il n'ya avait plus de rassemblement de ce type depuis de nombreuses années. 

Parallèlement en 2026 le Radio Club F4KLW s'est porté candidat pour l'organisation en 2027 du rassemblement Hyper (CJ puis PLC) suite à l'impossibilité pour le radio club F5KBG de l'organiser (impossibilité de trouver un lieu adequat sur leur secteur).

Le Radio Club F4KLW souhaite contribuer à la perennité de ce rassemblement spécifique et créer un rassemenblement résolument tourné vers la technique et le faire sois même.

Fabrice F4FTV et Nicolas F4IPL sont les pilotes de ce projet.

Le Radio Club F4KLW est une association affiliée au CMCAS d'ENEDIS Clermont Le Puy. Et à ce titre nous pouvons (une fois par an) reserver à conditions avantageuses le site sportif attenant au Radio Club (salle multisport de 600m2 avec scène de 120m2, avec cuisine, hall d'accueil, sanitaire et parkings). Les autres équipements sportifs (DOJO, vestaires, tennis indoor outdoor) du Complexe Marcel Paul ne font pas partie du site reservable.

Important : 

Dans le cadre spécifique de ce rassemblement et conformément à la convention délivrée par le CMCAS nous ne pourrons pas accueillir de public à l'étage (où se situe la station du radioclub). En effet l'étage n'est pas public d'un point de vue sécurité incendie. Malheureusement nous ne pourrons pas faire visiter notre RC ce jour la. Nous ne dérogerons pas aux conditions de sécurité qui nous sont imposées.

1 - Nous souhaitons offrir la premiere table et pour ceux qui souhaitent plusieurs tables le tarif de reservation sera progressif.

2 - Pourquoi lors de PLC il n'y avait pas de gratuité ou des tarifs différents : la raison est simple : nous n'avons pas a supporter les mêmes frais de location de site que les organisateurs de PLC. Il nous semblait inadapté de ne pas ajuster le tarif en rapport avec les charges que nous avons à supporter.

A noter que cette gratuité ne vaut que pour cette année (2027) et n'engage en rien pour les années suivantes. Que nous organisions ou pas l'édition 2028.

1 - La reservation en ligne nous facilite immensément le travail et garantie que nous puissions vous accueillir au mieux :

Nous pouvons avoir un suivi précis du nombre de visiteurs en amont du jour J (pour dimensionner au mieux l'équipe de bénévoles, prévoir en conséquences les appro boissons, nourritures)

Nous pourrons vous accueillir plus rapidement et éviter l'attente à la caisse en scannant le QR code que vous aurez reçu lors de la reservation. Une caisse restera proposée sur place bien entendu.

2 - Le paiement en ligne via HELLOASSO simplifie aussi la gestion du trésorier  : pas de paiement PAYPAL qui nous est interdit (nos statuts ne permettent pas un paiement nominatif : un compte paypal est forcément lié a une personne physique).

Le site HELLOASSO fournit un bilan compable de la tresorerie de l'évenement.

3 - Le service HELLOASSO est sûr et totalement gratuit, les données personnelles ne sont pas revendues. Ce service est utilisé par plusieurs centaines de milliers d'associations françaises. Que ce soit dans leurs gestions d'adhesions ou d'événements (festivals musicaux, foires, sorties, etc).

4 - Les dons à HelloAsso suggérés lors du  paiement peuvent être modifiés systématiquement. Libre à vous de ne pas donner. Nous encourageons le contraire car HelloAsso ne se finance que sur ces dons volontaires (salaires, charges etc). C'est un modèle solidaire assez rare pour être apprécié, pas de pub, pas de marge sur la vente ou sur les virements à l'association.

Ils nous mettent à disposition gratuitement des outils extrèmement performants : Paiement en ligne, gestion de billeterie, appli de scan de QR Code, virement instantané et sans commission vers le compte d'association des paiements faits en ligne, tableaux financiers etc

5 - Les tables de brocante et le repas des retrouvailles ne seront accessibles qu'en reservation en ligne avec une date limite. Aucune reservation sur place ne pourra être acceptée pour ces items.

Pour le repas des retrouvailles : On ne peut pas rajouter au dernier moment un convive, le fonctionnement avec un traiteur ne le permet pas.

Pour la brocante : les tables seront diposées la veille et un plan des inscrits établi. De plus les OM qui souhaitent vendre à la brocante devront avoir fourni bien en amont une copie de leur CNI ou Passeport et avoir acceptés le réglement de brocante (conformément a la legislation en vigueur). Ces opérations administratives ne peuvent avoir lieu le matin du rassemblement car nous serons occupés à accueillir les visiteurs. 

Si vous rencontrez une impossibilité technique pour réaliser la réservation via HELLOASSO nous sommes à votre disposition pour vous aider. Via mail de contact sur la page dédiée GERZAT 2027.

Vos cocordonnées sont destinées : 

1 - A HELLOASSO pour la sécurisation de la transaction CB

2 - Aux organisateurs (membres de F4KLW) pour pouvoir vous contacter si besoin (annulation de dernière minute, coordination arrivées camping car, allergie alimentaire (repas des retrouvailles))

3 - Aux organisateurs (membres de F4KLW) et aux autorités Françaises compétentes sur requisition (via registre brocante) pour ceux qui reservent une ou des tables de brocante. Conformément à la loi en vigueur sur l'organisation de brocantes/ bourses.

Les organisateurs s'interdisent d'utiliser vos coordonnées pour un autre usage que la communication spécifique de l'évenement de l'année N.

Conformément à l'autorisation municipale sollicitée pour l'organisation de cet évenement, les organisateurs disposeront à titre temporaire d'une licence 3 pour la vente d'alcool. Ainsi ne pourront être servies que des boissons du Groupe 3 :

Groupe 3 : boissons fermentées non distillées avec un taux inférieur ou égal à 18° d'alcool : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, vin doux naturel, crème de cassis, jus de fruits ou de légumes comportant jusqu'à 3° d'alcool, vin de liqueurs, apéritif à base de vin, porto, liqueur de fraises, framboises, cassis ou cerises (la catégorie des alcools du groupe 2 a été supprimée et se trouve classée dans le groupe 3)

Aucune dérogation possible

L'accès du site est possible librement en véhicule particulier (voir avec remorque bagagère de petite taille).

Le cheminement VL est encadré de dominos bétons avec chicane pour éviter les installations de caravanes.

Les camping cars ne peuvent pas franchir cette chicane. Un portail spécifique (donnant sur la route departementale) sera ouvert sur des créneaux spécifiques (et convenus impérativement avant l'événement) pour vous permettre d'entrer et de stationner.

Ce portail ne peut pas (pour raison de sécurité) rester ouvert en permanence, nous devrons le verrouiller après chaque passage.

Pour nous faciliter la tache (surtout aux bénévoles chargés de votre accueil sur le parking) des rdv seront donnés pour grouper les entrées Camping car.

Merci de respecter scrupuleusement ces consignes. Elles nous permettent de vous accueillir au mieux malgré la présence d'une chicane VL coté EST.

Grâce a vos coordonnées nous prendrons contact avec vous pour vous donner les créneaux horaires et les recommandations de sécurité pour stationner en attendant son ouverture si vous êtes en avance (zone de stationnement a 200m en amont en venant de Cebazat (ouest)).

Les camping cars ne seront pas autorisés à couper la departementale pour franchir le portail et devront impérativement arriver depuis l'ouest (coté Cebazat). Un rond point à qq centaines de mètres permet de revenir en toute sécurité.

Nous proposerons une restauration légère avec un choix de boissons.

Nos visiteurs pourront acheter des jetons spécifiques à la caisse d'entrée et les echanger contre de la boisson et/ou casse croute/ plat  au BAR. 

De nombreuses tables et chaises seront installées dans la salle principale pour manger assis ou discuter avec les copains autour d'un verre, ou simplement se reposer.

Le site est totalement de plain pied et accessible aux personnes à mobilté réduite.

Le hall d'accueil avec la zone bar, les sanitaires et la grande salle sont toutes au meme niveau que le parking.

Seule la scène n'est accessible que par escalier et donc présente une difficulté d'accès. Sur celle ci ne seront organisées que les conférences, tout le reste du programme de la journée est de niveau.

Les titulaires d'une carte de stationnement handicapé se verront proposés un stationnement au plus près du batiment principal sur une zone dédiée PMR du parking. Merci de vous signaler aux bénévoles sur le parking dès votre arrivée afin qu'ils vous en facilitent l'accès.

Ce diner est ouvert à tous et permet aux membres de la communauté 'dites des Hyperistes' de se retrouver comme chaque année. 

Pour des raisons évidentes d'organisation la reservation sera obligatoire avec une date limite suffisament en amont du vendredi soir.

Malheureusement le réglement du site ne permet la présence que des chiens guides d'aveugle duement identifiés dans les espaces intérieurs. Pas de dérogation à ce réglement quel que soit la taille de l'animal de compagnie.

Non. Si vous souhaitez récuperer un matériel auprès d'un professionnel présent vous devrez l'organiser avec lui sans que les organisateurs ne soient impliqués. Le matériel ne pourra pas être stocké sur site (en dehors du stand du professionnel) et restera sous votre responsabilité permanente.

Les enfants peuvent accèder à l'évenement, à condition d'avoir reservé pour eux l'entrée (même gratuite) ou d'avoir demandé un bracelet d'entrée gratuit enfant.

Vos enfants restent en permanence sous votre unique responsabilité et votre vigilance.

Pour leur sécurité les enfants en bas age ne devront pas déambuler seuls sur le site et devront rester accompagnés.

Non !

Pour des raisons de sécurité incendie nous préparerons la salle en disposant les tables de manière à préserver les axes vers les issues de secours. Les modifications sauvages entraineront l'expulsion immédiate du site sans dédomagement possible.

L'équipe sera vigilante pour la sécurité de tous les participants (visiteurs, exposants, organisateurs)

Le Radio Club F4KLW est l'unique organisateur du rassemblement.

Les bénéfices permettront d'investir dans du matériel d'émission et accessoires pour construire la station contest et la mettre à disposition de ses membres.

Le bilan financier de cet évenement sera présenté en Assemblée Générale d'Association à l'occasion de la présentation du Rapport Financier 2027.

1 - Signature d'une convention avec le CMCAS Clermont Le Puy et dépot d'une caution pour la reservation du site.

2 - Déclaration de rassemblement/brocante sans occupation du domaine public (terrain privé) en Mairie de Gerzat et obtention d'une licence 3 temporaire.

3 - Souscription d'une assurance spécifique pour l'évenement couvrant la responsabilité civile et les risques alimentaires (MAIF)

4 - Sensibilisation préalable des bénévoles chargés de la préparation des repas sur les bonnes pratiques et règles d'hygiène et de tracabilité alimentaire pour la petite restauration. Mise à disposition des produits et matériels adaptés.