Le radio club F4KLW souhaite créer un évènement technique radioamateur en Auvergne depuis 2024

En 2026 le radioclub s'est porté candidat à l'organisation en 2027 du rassemblement Hyper (CJ et PLC) suite à l'impossibilité pour le radio club F5KBG de l'organiser (impossibilité de trouver un lieu adequat sur leur secteur).

F4KLW souhaite contribuer à la perennité de ce rassemblement spécifique.

Fabrice F4FTV et Nicolas F4IPL sont les pilotes de projet.

En qualité d'association affiliée au CMCAS d'ENEDIS nous pouvons ( une fois par an) reserver à conditions avantageuses le site sportif attenant au Radio club (salle multisport de 600m2 avec scène de 120m2, avec cuisine, hall d'accueil, sanitaire et parkings. Les autres équipements sportifs (DOJO, vestaires, tennis indoor outdoor ne seront pas accessibles au public.

Nous pouvons ainsi organiser confortablement un rassemblement radioamateur sur notre site.

Important : Du 02 au 04/04/2026 :

Dans le cadre spécifique de ce rassemblement et conformément à la convention délivrée par le CMCAS nous ne pourrons pas accueillir de public à l'étage (ou se situe la station du radioclub). En effet l'étage n'est pas public d'un point de vue sécurité incendie. Malheureusement nous ne pourront pas faire visiter notre station ce jour la. Nous ne dérogerons pas aux conditions de sécurité qui nous sont imposées.

1 - Nous souhaitons favoriser la variété des exposants de brocante/bourse d'échange. Pour ceux qui souhaitent plusieurs tables le tarif de reservation sera progressif.

2 - Pourquoi lors de PLC il n'y avait pas de gratuité ou des tarifs différents : la raison est simple : nous n'avons pas a supporter les mêmes frais de location de site que les organisateurs de PLC. Cette gratuité ne vaut que pour cette année (2027) et ses conditions spécifiques de location. 

1 - La reservation en ligne nous facilite immensément le travail.

Nous pouvons ainsi avoir un suivi précis de la jauge (pour prevoir au mieux l'équipe de bénévoles, les appro boissons, nourritures)

l'utilisation d'HELLOASSO est gratuite pour tous : les organisateurs et les visiteurs

2 - Le paiement en ligne via HELLOASSO simplifie la gestion du trésorier  : pas de paiement PAYPAL qui nous est interdit (nos statuts ne permettent pas un paiement nominatif : un compte paypal est forcément lié a une personne physique).

Le site HELLOASSO fournit un bilan compable de la tresorerie de l'évenement.

3 - Le service HELLOASSO est sûr et totalement gratuit, les données personnelles ne sont pas revendues. Ce service est utilisé par plusieurs centaines de milliers d'associations. Que ce soit dans leurs gestions d'adhesions ou d'événements (festivals musicaux, foires, sorties, etc).

4 - Les dons à HelloAsso suggérés lors du  paiement peuvent être modifiés systématiquement. Libre à vous de ne pas donner. Nous encourageons le contraire car HelloAsso ne se finance que sur ces dons volontaires (salaires, charges etc). C'est un modèle solidaire assez rare pour être apprécié, pas de pub, pas de marge sur la vente ou sur les virements à l'association.

Dans le cadre particulier d'une impossibilité technique de réaliser la réservation via HELLOASSO nous sommes à votre disposition pour vous aider. Via mail de contact sur la page dédiée GERZAT 2027.

Vos cocordonnées sont destinées : 

1 - A HELLOASSO pour la sécurisation de la transaction CB

2 - Aux organisateurs (membres de F4KLW) pour pouvoir vous contacter si besoin (annulation de dernire minute, coordination arrivée camping car, allergie alimentaire (repas des retrouvailles))

3 - Aux organisateurs et aux autorités Françaises compétentes sur requisition (via registre brocante) pour ceux qui reservent une ou des tables de brocante. Conformément à la loi en vigueur sur l'organisation de brocantes/ bourses.

Les organisateurs s'interdisent d'utiliser vos coordonnées pour un autre usage que la communication spécifique de l'évenement de l'année N.

Conformément à l'autorisation municipale sollicitée pour l'organisation de cet évenement les organisateurs disposeront à titre temporaire d'une licence 3 pour la vente d'alcool. Ainsi ne pourront être servi que des boissons du Groupe 3 :

Groupe 3 : boissons fermentées non distillées avec un taux inférieur ou égal à 18° d'alcool : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, vin doux naturel, crème de cassis, jus de fruits ou de légumes comportant jusqu'à 3° d'alcool, vin de liqueurs, apéritif à base de vin, porto, liqueur de fraises, framboises, cassis ou cerises (la catégorie des alcools du groupe 2 a été supprimée et se trouve classée dans le groupe 3)

Aucune dérogation possible

L'accès du site est possible librement en véhicule particulier (voir avec remorque bagagère de petite taille). Le cheminement VL est encadré de dominos bétons avec chicane pour éviter les installations de caravanes. Les camping cars ne peuvent pas franchir cette chicane. Un portail spécifique (donnant sur la route derpartementale) sera ouvert sur des créneaux sépcifiques (et convenus impérativement avant l'événement) pour vous permettre d'entrer et de stationner.

Ce portail ne peut pas (pour raison de sécurité) rester ouvert en permanence, nous devrons le verrouiller après chaque passage.

Pour nous faciliter la tache (aux bénévoles chargés de votre accueil sur le parking) des rdv seront donnés pour grouper les entrées Camping car.

Merci de respecter scrupuleusement ces consignes. Elles nous permettent de vous accueillir au mieux malgré la présence d'une chicane VL.

Grâce a vos coordonnées nous prendrons contact avec vous pour vous donner les créneaux horaires et les recommandations de sécurité pour stationner en attendant son ouverture (zone de stationnement a 200m en amont en venant de Cebazat (ouest).

Les camping cars ne seont pas autorisés à couper la departementale pour franchir le portail et devront impérativement arriver depuis l'ouest (coté Cebazat). Un rond point a qq centaines de mètres permet de revenir en toute sécurité.

Nous proposerons une restauration légère avec un choix de boissons.

Nos visiteurs pourront acheter des jetons spécifiques à la caisse d'entrée et les echanger contre de la boisson et/ou casse croute/ plat  au BAR. 

De nomreuses tables et chaises seront installées dans la salle principale pour manger assis ou discuter avec les copains autour d'un verre, ou simplement se reposer.

Le site est totalement de plain pied et accessible aux personnes à mobilté réduite.

Le hall d'accueil avec la zone bar, les sanitaires et la grande salle sont toutes au meme niveau que le parking. Seule la scène qui n'est accessible par escalier présente une difficulté d'accès. Sur celle ci ne seront organisées que les conférences, tout le reste du programme est de niveau .

Les titulaires d'une carte de stationnement handicapés se verront proposés un stationnement au plus près du batiment principal sur une zone dédiée PMR du parking. Merci de vous signaler aux bénévoles sur le parking dès votre arrivée afin qu'ils vous en facilitent l'accès.

Ce diner est ouvert à tous et permet aux membres de la communauté 'dites des Hyperistes' de se retrouver comme chaque année. 

Malheureusement le réglement du site ne permet la présence que des chiens guides d'aveugle duement identifiés dans les espaces intérieurs. Pas de dérogation à ce réglement quel que soit la taille de l'animal de compagnie.

Non. Si vous souhaitez récuperer un matériel auprès d'un professionnel présent vous devrez l'organiser avec lui sans que les organisateurs ne soient impliqués. le matériel ne pourra pas être stocké sur site (en dehors du stand du professionnel) et restera sous votre responsabilité permanente.

Les enfants peuvent accèder à l'évenement, a condition d'avoir reservé pour eux l'entrée (même gratuite) ou d'avoir demandé un bracelet d'entrée gratuit enfant.

Vos enfants restent en permanence sous votre unique responsabilités et votre vigilance. Les enfants en bas age ne devront pas déambuler seuls sur le site et devront rester accompagnés.

Non !

Pour des raisons de sécurité incendie nous préparerons la salle en disposant les tables de manière à préserver les axes vers les issues de secours. Les modifications sauvages entraineront l'expulsion immédiate du site sans dédomagement possible.

L'équipe sera vigilante pour la sécurité de tous les participants (visiteurs, exposants, organisateurs)

Le radio club F4KLW organise l'événement. Les bénéfices permettront d'investir dans du matériel d'émission et accessoires pour construire la station contest et le mettre à disposition de ses membres.

Le bilan financier de cet évenement sera présenté en Assemblée Générale d'Association à l'occasion de la présentation du Rapport Financier 2027.